So planen Sie den Wechsel Ihrer Hausverwaltung

Monatszeitschrift Haus & Eigentum, Ausgabe 07/2025, S.2

Leitfaden zum Wechsel ihrer Hausverwaltung

1. Überprüfung, ob die derzeitige Verwaltung gekündigt werden kann
2. Einholung von Angeboten
3. Anforderung der Eigentümerliste (inkl. Zustelladressen) von der Hausverwaltung
4. Vergleich der Angebote
5. Information an die Miteigentümer/ innen über den geplanten Verwaltungswechsel
6. Abstimmung über den Verwaltungswechsel
7. Aushang des Ergebnisses und Bekanntgabe der Einspruchsfrist
8. Kündigung der derzeitigen Hausverwaltung innerhalb der Kündigungsfrist
9. Beauftragung der neuen Hausverwaltung

Wie kann die Hausverwaltung gekündigt werden?

Der Verwaltungsvertrag kann mittels einer ordentlichen Kündigung aufgelöst werden. Ein Mehrheitsbeschluss ist hierfür grundsätzlich notwendig (§ 24 Abs 4 WEG). Eine auf unbestimmte Zeit (unbefristeter Verwaltungsvertrag) bestellte Hausverwaltung kann unter Einhaltung einer dreimonatigen Kündigungsfrist zum Ende der Abrechnungsperiode (in der Regel 31.12.) aufgekündigt werden.

Ein befristeter Verwaltungsvertrag mit einer Laufzeit von mehr als 3 Jahren, kann nach Ablauf von 3 Jahren unter Einhaltung der Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Ende der Abrechnungsperiode (in der Regel 31.12.) gekündigt werden. Beispiel: Der Verwaltungsvertrag ist auf 5 Jahre abgeschlossen. Dieser Vertrag kann nach Ablauf von 3 Jahren unter Einhaltung der Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Ende der Abrechnungsperiode (in der Regel 31.12.) gekündigt werden. Er ist sohin für die ersten 4 Jahre bindend.

Da in aller Regel die Abrechnungsperiode mit 31.12. endet, müssen Wohnungseigentümer eine ordentliche Kündigung bis 30.09. einbringen!

Müssen die Wohnungseigentümer die ordentliche Kündigung begründen?

Nein. Es muss kein Grund genannt werden. Es sind lediglich die Fristen und Termine einzuhalten.

Wie geht man am besten bei einer Kündigung vor?

Ein Umlaufbeschluss ist an alle Wohnungseigentümer zu versenden bzw. zu übergeben. Für die Rückäußerung wird eine Frist von 14 Tagen empfohlen. In diesem Umlaufbeschluss wird abgefragt, ob der Verwaltungsvertrag mit der derzeitigen Hausverwaltung per Jahresende aufgelöst werden soll.

Alle Wohnungseigentümer sind über das Ergebnis des Umlaufbeschlusses in einem Schreiben zu informieren. Zusätzlich ist auch ein Hausanschlag vorzunehmen, aus dem sich die Anfechtungsmöglichkeiten ergeben. Der Fristenlauf
(1 Monat) beginnt mit Hausanschlag zu laufen.

Das Verwaltungsbüro übersiedelt an einen entfernten Ort – rechtfertigt dies auch eine Kündigung?

Dies könnte einen wichtigen Grund darstellen, sodass der Verwaltungsvertrag mit sofortiger Wirkung aufgekündigt werden könnte. Sohin muss nicht immer eine Pflichtverletzung durch die Hausverwaltung gesetzt werden. Entscheidend ist vielmehr, dass der Eigentümergemeinschaft eine weitere gemeinsame Arbeit mit der Hausverwaltung unzumutbar ist.

Was kann ich tun, wenn sich die Hausverwaltung unberechtigterweise Provisionen/Skonti einbehält?

Greift eine außerordentliche Kündigung, wenn die Jahresabrechnung um 18 Tage zu spät gelegt wurde?

Nein. Die Judikatur verneint diesen Fall.

Kann parallel zu einer außerordentlichen Kündigung im Falle einer groben Pflichtverletzung auch Schadenersatz gefordert werden?

Ja. Die Eigentümergemeinschaft kann eine Klage auf Schadenersatz (wenn die Voraussetzungen vorliegen) bei Gericht einbringen.

Darf ein gekündigter Hausverwalter einen Beschluss auf Wiedereinstellung initiieren?

Nein. Das gehört nicht mehr zu seinen Aufgaben.

Muss die gekündigte Hausverwaltung die Jahresabrechnung noch legen?

Ja. Bei Beendigung des Verwaltungsvertrages zum Jahresende hat die bisherige (gekündigte) Hausverwaltung die Jahresabrechnung (Betriebskosten und Rücklage) für das abgelaufene Jahr zu legen.

Welche Unterlagen hat die gekündigte Hausverwaltung an die neue Hausverwaltung herauszugeben?

Die gekündigte Hausverwaltung hat der neuen Hausverwaltung alle notwendigen Unterlagen (Versicherungspolizzen, aktuelle Vorschreibungen, bestehende Verträge, Steuernummer, Wartungsverträge etc.) zu übergeben, um alle Vorbereitungen für das neue Verwaltungsjahr treffen zu können.

Wie bestellt man eine neue Hausverwaltung?

Die Mehrheit (§ 24 Abs 4 WEG) der Wohnungseigentümer bestellen die neue Hausverwaltung. Die Bestellung des Verwalters kann auch vertraglich, im Wohnungseigentumsvertrag erfolgen.

Tipp: Fassen Sie die Entscheidung die Hausverwaltung zu kündigen, dann kümmern Sie sich auch rechtzeitig um einen neuen Verwalter.

Muss die Eigentümergemeinschaft drei Angebote für die Bestellung eines neuen Verwalters einholen?

Nein. Nur der Verwalter ist in bestimmten Angelegenheiten verpflichtet, drei Angebote einzuholen.

Können Miteigentümer mit der Verwaltung der Liegenschaft auch betraut werden?

Ja. Eine zwingende Verwalterbestellung gibt es nicht.

Ist die Hausverwaltung immer im Grundbuch einzutragen?

Ja. Die Aufgabe des Eigentümervertreters liegt in der Wahrnehmung von Interessenskollisionen zwischen der Hausverwaltung und der Eigentümergemeinschaft. Eine Bestellung eines Eigentümervertreters kommt nur dann in Frage, wenn auch ein Verwalter bestellt ist.

Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollte die neue Hausverwaltung so früh wie möglich über den Wechsel informiert werden, damit genügend Zeit zur Einarbeitung und Erstellung der neuen Vorschreibungen bleibt.

Kann zusätzlich zur Hausverwaltung auch ein Eigentümervertreter bestellt werden?

Ja. Eine zwingende Verwalterbestellung gibt es nicht.

Haben Sie Fragen zum Thema Bestellung/Kündigung einer Hausverwaltung, dann steht Ihnen das Beratungsteam des Hausbesitzerbundes Steiermark telefonisch unter 0316/829519, per Mail unter office@hausbesitzer.at oder persönlich zur Verfügung.