Betriebskostenabrechnung – Fallstricke in der Praxis

Die Betriebskostenabrechnung im Zinshaus ist auf Grund der zahlreichen gesetzlichen Vorgaben und der dazu ergangenen Rechtsprechung eine Wissenschaft für sich. Nicht umsonst kommt es auf Grund dieser komplexen rechtlichen Situation immer öfters zu Anfragen von Mietern oder gar zu Anträgen von Mietern im Außerstreitverfahren vor Schlichtungsstellen bzw. Gerichten auf Überprüfung der Betriebskostenabrechnung. Wir haben für Sie wesentliche Punkte zu dieser komplexen und für Vermieter wichtigen Materie zusammengestellt.

Legung der Betriebskostenabrechnung

Im Vollanwendungsbereich des MRG hat der Vermieter die Betriebskostenabrechnung für das vorangegangene Jahr bis zum 30. Juni des nächsten Jahres zu legen. Somit haben Sie als Vermieter – falls Sie die Abrechnung nicht ohnehin schon gelegt haben – noch bis zum 30.06.2021 Zeit, die BK-Abrechnung Ihren Mietern gegenüber zu legen. Legung der BK-Abrechnung heißt: Der Vermieter ist verpflichtet, über die im Lauf des jeweiligen Bewirtschaftungsjahres fällig gewordenen Betriebskosten sowie der öffentlichen Abgaben bis spätestens 30. Juni des Folgejahres eine Abrechnung zu erstellen und diese im Haus auszuhängen (Aushang der Abrechnung am „Schwarzen Brett“ oder im versperrbaren Schaukasten). Weiters ist anzugeben, wo und zu welcher Zeit die Mieter in die Belege der BK-Abrechnung Einsicht nehmen können. Falls eine Belegeinsicht im Haus nicht möglich ist (z.B. weil es keinen Hausbesorger mehr gibt, bei dem Einsicht in die Belege genommen werden kann), dann sind die Mieter zu informieren, wo die Einsichtnahme in die Belege möglich ist (z.B. im Büro der Hausverwaltung nach vorheriger Terminvereinbarung).

Bitte beachten Sie, dass z.B. eine Zusendung an das Mietobjekt den Hausaushang der BK-Abrechnung nicht ersetzt und dieser trotz z.B. Zusendung der Abrechnung trotzdem vorzunehmen ist. Weiters können Sie als Vermieter im Falle einer Zusendung der BK-Abrechnung an Ihre Mieter allfällige Portokosten auch nicht als Betriebskosten verrechnen, da dies vom Verwaltungshonorar gemäß § 22 MRG abgedeckt ist.

Rechte des Mieters

Ein Mieter hat bei einer Belegeinsicht der Belege der BK-Abrechnung folgende Rechte:

• Einsicht in die Belege
• Recht auf Kopien gegen Kostenersatz
• Nachweis der Bezahlung der Betriebskosten

Zeitraum für Einsichtnahme

Der Mieter kann in die Belege Einsicht nehmen. Falls die Originalbelege schon in das Hausverwaltungsprogramm eingescannt wurden („papierloses Büro“), hat der Mieter das Recht, die Belege, in die er Einsicht nehmen möchte, ohne Kostenersatz ausgedruckt zu bekommen. Falls er diese Belege dann mitnehme möchte, können Sie pro Ausdruck Kopierkosten verlangen. Belegeinsicht bedeutet jedoch Einsicht und nicht – falls ein Mieter zahlreiche Fragen zu den Belegen stellt – dass Sie diesem ein „Privatissimum“ geben müssen. Sicherlich wird jeder Vermieter gerne einzelne Fragen von Mietern zur BK-Abrechnung beantworten. Aber für eine (ausufernde) Erklärung zu den Belegen oder gar eine Rechtfertigung ist ein Vermieter nicht verpflichtet.

Weiters ist zu beachten, dass ein Mieter nur einmal Belegeinsicht nehmen kann. Der Zeitraum dafür beträgt auf Grund der dazu ergangenen Rechtsprechung ab Legung (= Aushang der BK-Abrechnung im Haus) sechs Monate. Der Hauptmieter kann die Belegeinsicht und die Anfertigung von Kopien innerhalb von sechs Monaten nach gehöriger Auflage verlangen (z.B. Entscheid des OGH vom 15.6.2000, 5 Ob 161/00p). Die Evidenzhaltung der Belege während einer Dauer von sechs Monaten stellt keine arbeitstechnische Überforderung für den Vermieter bzw. Verwalter dar (z.B. Entscheid des OGH vom 9.11.1999, 5 Ob 281/99f). Dies bedeutet, dass man innerhalb dieser Sechsmonats-Frist den einzelnen Mietern somit mehrfach Belegeinsicht gewähren muss, wenn Mieter zu verschiedenen Zeiten Belegeinsicht nehmen.

Auch ist zu beachten: Wenn auf Grund der dazu ergangenen Rechtsprechung für bestimmte BK-Positionen keine Belege vorgelegt werden können oder dies – aus welchem Grund auch immer – nicht möglich ist, so werden die daraus resultierenden Betriebskosten dem Mieter gegenüber nicht fällig (z.B. Entscheid des OGH vom 24.11.1992, 5 Ob 1598/92).

Über Wunsch des Mieters hat der Vermieter bei der Belegeinsicht auch dem Mieter gegenüber nachzuweisen, dass er die in der BK-Abrechnung abgerechneten Kosten auch tatsächlich bezahlt hat (z.B. Entscheid des OGH vom 29.8.2006, 5 Ob 166/06g).

Höhe der Kopierkosten

Hinsichtlich der Höhe der Kosten für Belegskopien gibt es in der Praxis immer wieder Differenzen. Eine Entscheidung des Landesgerichts für Zivilrechtssachen Wien aus dem Jahre 2008 (Landesgericht für Zivilrechtssachen Wien, 1.4.2008, 40 R 110/07h) bestimmte die Kosten pro Kopie mit € 0,40 und führte dazu aus, dass dieser Kostenersatz pro kopierter Seite den Kopierkosten von Parteien vor Gericht entspricht. Dazu wird angemerkt, dass die Kopierkosten derzeit vor Gericht pro kopierter Seite €0,70 betragen. Somit können Sie als Vermieter bei dem Wunsch von Mietern bei der Belegeinsicht – nach derzeitigem Stand – bis zu € 0,70 pro Kopie verlangen.

Weiters hat die Ausfolgung von Kopien im Bereich des Vollanwendungsbereiches des MRG Zug-um-Zug gegen Kostenersatz zu erfolgen und es dürfen die Originalbelege durch den Mieter vom Auflageort nicht entfernt werden (z.B. Entscheid des OGH vom 27.10.1992, 5 Ob 98/92). Somit kann ein Mieter z.B. nicht verlangen, dass er sich die Belege – kostengünstiger – in einem Kopiershop in der Nähe kopiert, da die Belege nicht vom Auflageort entfernt werden dürfen.

Wunsch auf Belegübersendung

In der Praxis kommt es immer öfters vor, dass Mieter Belege per E-Mail oder mit der Post übersandt haben möchten. Selbstverständlich können Sie dies tun, sind jedoch als Vermieter nicht dazu verpflichtet.

In rechtlicher Hinsicht wurde in einer Entscheidung des Landesgerichts für Zivilrechtssachen Wien (LGZ Wien, 22.4.2008, 41 R 55/08d) dazu ausgeführt, dass es zwar im Gesetz nicht geregelt ist, wie die Kopien zu übermitteln sind, daraus aber nicht abzuleiten ist, dass sich der Hauptmieter die Art der Übermittlung aussuchen und auf einer bestimmten Übermittlungsart bestehen kann. Dem Vermieter ist es freigestellt, wie er seine Verpflichtung auf Übermittlung von Kopien für den Mieter erfüllt. Ergänzend wurde in dieser Entscheidung festgestellt: Auch wenn heute der Großteil der Kommunikation vor allem im Geschäftsverkehr auf elektronischem Weg erfolgt, ist eine Bereithaltung von Unterlagen in Papierform eine durchaus noch zumutbare Übermittlungsart – insbesondere, wenn man berücksichtigt – dass damit auch das Inkasso der Kopierkosten durch den Vermieter erfolgen kann, wodurch für Vermieter ein Aufwand für die Zahlungseingangskontrolle entfällt.

Wann kann der Vermieter die BK-Pauschale anheben?

Im Vollanwendungsbereich des MRG bei der Jahrespauschalverrechnung kann der Vermieter anhand der tatsächlichen Betriebskosten des Vorjahres die Pauschalraten um bis zu 10 % erhöhen (§ 21 Abs. 3 MRG). Dies jedoch erst, wenn der Vermieter die BK-Abrechnung gelegt hat (= Aushang im Haus). Der Vermieter darf nach Vorliegen der Abrechnung für das vorausgegangene Jahr das laufende BK-Akonto um bis zu 10 % erhöhen. Dies kann er auch rückwirkend ab dem Jännerbetrag unter gleichzeitiger Vorschreibung der ausdrücklich auszuweisenden Differenz vornehmen (z.B. Entscheid Landesgericht für Zivilrechtssachen Wien, 38 R 224/06g). Somit können Sie z.B. als Vermieter – wenn Sie z.B. die BK-Abrechnung am 15. Mai 2021 gelegt haben, die Betriebskosten anhand der tatsächlich angefallenen und abgerechneten Kosten des Jahres 2020 um bis zu 10 % erhöhen und dem Mieter mit der Vorschreibung für das Monat Juni die Differenz aus bisher monatlicher bezahlter BK-Pauschale und neuer erhöhter monatlicher BK-Pauschale für die Monate Jänner bis Mai 2021 im Juni 2021 vorschreiben.