Am 31.9. ist es zu spät: Kündigung der Hausverwaltung

Da immer öfter Anfragen von Mitgliedern an uns gestellt werden, gibt Ihnen der Vizepräsident des Österreichischen Haus- und Grundbesitzerbundes Steiermark, Ing. Peter Hötzer, einen Überblick, was bei der Kündigung einer bestehenden Hausverwaltung und der Suche nach einer neuen Verwaltung im Wohnungseigentum zu beachten ist.

Kontaktaufnahme zu den anderen Wohnungseigentümern und Prüfung der Kündigungsfrist für den Verwaltungsvertrag der bestehenden Hausverwaltung

Vor allem bei Wohnungseigentumsliegenschaften mit einer größeren Anzahl an Wohnungseigentümern ist es sinnvoll, abzuklären, wie groß bei den Wohnungseigentümern der Wunsch auf einen Verwalterwechsel ist.

Wurde der Verwaltervertrag auf unbestimmte Zeit abgeschossen, so kann dieser von der Eigentümergemeinschaft mit dreimonatiger Kündigungsfrist zum Ende einer Abrechnungsperiode, somit in der Regel zum 31.12., gekündigt werden (§ 21 Absatz1 WEG 2002).

Wurde hingegen der Verwaltungsvertrag auf bestimmte, mehr als dreijährige Zeit abgeschlossen, kann der Verwaltungsvertrag nach Ablauf von drei Jahren, somit im vierten Jahr – gleichfalls unter Einhaltung einer Frist von 3 Monaten – zum Ende einer Abrechnungsperiode gekündigt werden (§ 21 Abs. 4 WEG 2002).

Wird ein Verwaltungsvertrag auf bestimmte Zeit abgeschlossen und darüber hinaus stillschweigend verlängert, gilt das als Verlängerung auf unbestimmte Zeit (§ 21 Abs. 6 WEG 2002).

Anbotseinholung bei anderen Hausverwaltungen – wichtige Eckpunkte

Holen Sie Anbote von anderen Hausverwaltungen ein! Dazu können Sie auch einen Fragenkatalog erstellen, der bei der Anbotslegung zu beantworten ist. Da es in der Praxis keine Regelungen gibt, wie ein Anbot auszusehen hat, ist es sinnvoll, die eingeholten Anbote hinsichtlich des angebotenen Leistungsspektrums zu vergleichen, indem die angebotenen Leistungen einandergegenübergestellt werden. Dabei ist auch zu prüfen, welche Leistungen im angebotenen Verwaltungshonorar enthalten sind, und welche Leistungen zusätzlich zu vergüten sind (wie z.B. Anzahl der Eigentümerversammlungen und Hausbegehungen, Kosten für Porti etc.).

Wichtige Eckpunkte für die Leistungen – Tipps aus der Praxis:

Telefonische Erreichbarkeit der Hausverwaltung (sinnvollerweise Mo. bis Do. von 08:00 bis 16:00 Uhr, Freitag von 08:00 bis 12:00 Uhr)

Wie oft soll die Begehung der Liegenschaft erfolgen? (einmal monatlich)

Wie oft sind Eigentümerversammlungen abzuhalten? (lt. der gesetzlichen Regelung in § 25 Absatz 1, WEG 2002 zumindest alle 2 Jahre) Wir empfehlen Ihnen jedes Jahr eine Eigentümerversammlung

Erstellung eines Notfallplans mit Notrufnummern für die Verständigung: Welche Professionisten sind bei Gebrechen außerhalb der Bürozeiten der Hausverwaltung bzw. an Wochenenden oder Feiertagen anzurufen?

Information der Eigentümer per E-Mail über wichtige Belange (wie Gebrechen oder notwendige größere Reparaturen)

Vorherige Beschlussfassung über größere Reparatur- oder Erhaltungsarbeiten (wie z.B. bei Arbeiten mit einer Auftragssumme von von mehr als € 2.500,– excl. USt.), sofern keine Gefahr im Verzug gegeben ist, wo der Verwalter eigenständig handeln muss

Verpflichtende Anbotseinholung von mindestens drei Anboten bei größeren Arbeiten zur Kostenoptimierung – außer bei Gefahr im Verzug

Welches Honorar wird für zusätzlicherbrachte Leistungen (welche sind das?) verlangt, und wie erfolgt dabei die Wertsicherung?

Art der Wertsicherung des Verwaltungshonorars etwa durch jährliche Anpassung anhand der Veränderung des Verbraucherpreisindex (VPI) eines Monats, oder durch Anpassung, wenn sich der vereinbarte Index um mehr als 5 % ändert. Alternativ kann das Verwaltungshonorar auch analog dem gemäß § 22 Mietrechtsgesetz festgelegten Satz (derzeit € 4,47 pro m2 Nutzfläche und Jahr) erfolgen

Höhe des Übergabshonorar bzw. Beendigungshonorar, welches ausdrücklich vereinbart werden muss

Höhe Bauverwaltungshonorar für größere Arbeiten (auch das Bauverwaltungshonorar bedarf einer gesonderten Vereinbarung, üblich sind 3 %–5 % der Nettoauftragssumme ab einer Auftragssumme von netto mehr als € 5.000,–)

Beschlussfassung für die Kündigung der bestehenden Hausverwaltung und Wahl einer neuen Hausverwaltung

Sowohl für die Abwahl der bestehenden Hausverwaltung als auch für die Wahl einer neuen Hausverwaltung ist ein Beschluss erforderlich. Diese Beschlüsse können entweder in einer Eigentümerversammlung gefasst werden oder auch mittels Umlaufbeschluss erfolgen.

Falls die Beschlussfassung mittels Umlaufbeschluss erfolgt – welcher auch von einem Wohnungseigentümer initiiert werden kann – ist die bestehende Hausverwaltung auf Grund der gesetzlichen Regelung in § 20 Abs. 8 WEG 2002 verpflichtet, jedem Wohnungseigentümer, der dies zur Ausübung seiner Rechte verlangt, Auskunft über die
Namen und Zustellanschriften der anderen Wohnungseigentümer bzw. deren E-Mail-Adressen (falls der betreffende Wohnungseigentümer der Weitergabe seiner E-Mail Adresse zugestimmt hat) zu geben.

Bei der Beschlussfassung in der Eigentümerversammlungoder einem Umlaufbeschluss, der von einem Wohnungseigentümer initiiert wird, ist es entscheidend, auf die erleichterte Mehrheitsfindung gemäß § 24 Absatz 4 WEG 2002 hinzuweisen. Diese Regelung wurde durch die WEG-Novelle 2022 eingeführt. Es ist weiters von wesentlicher Bedeutung, darauf aufmerksam zu machen, dass demnach ein auch mehrheitliches Unterbleiben der Stimmabgabe eine wirksame Beschlussfassung jedenfalls nicht verhindert.

Worüber wird abgestimmt

Auf Grund dieser erleichterten Mehrheitsfindung infolge der WEG-Novelle 2022 reicht es aus, wenn sich die Mehrheit von 2/3 der abgegebenen Stimmen, die zumindest 1/3 aller Miteigentumsanteile erreichen muss (berechnet nach Miteigentumsanteilen), sich für die Kündigung der bestehenden Verwaltung und die Beauftragung einer neuen Verwaltung ausspricht.

Beispiel:

800 Miteigentumsanteile insgesamt; Wohnungseigentümer die insgesamt 280 Miteigentumsanteile haben, haben für die Kündigung der bestehenden Hausverwaltung und den Abschluss eines Verwaltungsvertrages mit einer anderen Hausverwaltung gestimmt; Wohnungseigentümer mit 112 Miteigentumsanteilen dagegen (= somit teilgenommen nach Anteilen 392)

280 Anteile der abgegebenen Stimmen dafür von 392 Anteilen = 71,43 % und somit Erreichen der 2/3 Mehrheit der abgegebenen Stimmen und 280 Anteile dafür von insgesamt 800 Anteilen = 35,00 %; somit auch Erreichen von 1/3 aller Miteigentumsanteile; die Mehrheit ist zustandekommen

Unbedingt zu prüfen ist vorder Beschlussfassung, ob im Grundbuch Fruchtgenussrechte eingetragen sind. Dies, da bei einer Beschlussfassung auf Grund der Rechtsprechung ein Fruchtgenussberechtigter in Angelegenheiten der Verwaltung an die Stelle des Wohnungseigentümers tritt und dieser somit anstelle des Wohnungseigentümers stimmberechtigt ist (OGH 22.11.2016, 5 Ob 154/16g).

Vom Ergebnis der Beschlussfassung sind alle Wohnungseigentümer bzw. Fruchtgenussberechtigte zu informieren und über das Ergebnis der Beschlussfassung ist ein Hausanschlag mit Angabe des Tages des Anschlages und einer Belehrung über die einmonatige Anfechtungsfrist auszuhängen, mit der Anführung des Tages, bis zu dem eine Beschlussanfechtung beim zuständigen Gericht zu erfolgen hat (Anfechtungsgründe: Fehlen der erforderlichen Mehrheit; Gesetzwidrigkeit des Beschlusses; formale Mängel). Falls keine Anfechtung erfolgte (Anfrage bei Gericht nach Ablauf der Einmonatsfrist nach erfolgtem Hausanschlag) ist die bestehende Hausverwaltung rechtzeitig unter Information über das Beschlussergebnis zu kündigen (am besten mittels Einschreiben + Rückschein). Auch sollte der spätestmögliche Termin 30.9., bis zu dem die Kündigung bei der Hausverwaltung eingelangt sein muss, nicht ausgereizt werden, sondern dementsprechend früher erfolgen.

Praxistipp

Bei der Kündigung einer Hausverwaltung im Wohnungseigentum sind viele Formalismen zu beachten. Unsere Juristinnen stehen Ihnen für alle Fragen dazu jederzeit gerne zur Verfügung.

Musterunterlagen (Stimmzettel, Umlaufbeschluss, Begleitschreiben, Verwalterkündigung erhalten Sie bei uns online unter www.hausbesitzer.at